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职业健康管理体系管理文件的内容要求应根据具体的活动和目的，包含做什么（what）、为什么这样做（why）、谁来做（who）、何时做（when）、何地做（where）以及如何做（how）等方面。
为了便于编制和协调，体系文件按统一的表达形式进行陈述。职业健康管理体系文件结构推荐如下：
（1）目的
（2）范围
（3）术语（如需要）
（4）职责
（5）控制要求
（6）相关文件和记录
为保证职业健康管理体系文件的识别、批准、发布和撤消以及职业健康资料得到控制，对体系文件和资料应明确控制的要求，岗位都能得到有关文件和资料
的现行版本和防作废版本的使用。